4 Sencillas Claves Que Impactarán Tus Reuniones

A veces, descuidar los pequeños detalles puede tener profundos efectos sobre cómo van las cosas. Esto es especialmente cierto durante las reuniones de vídeo.

Los grandes detalles, como asegurarte de que tu entorno es presentable, de hablar claramente, y la forma de presentar las cosas para no aburrir a todos, son sin duda importantes. Pero a veces incluso detalles muy pequeños de cómo lideras una reunión, pueden tener una influencia más fuerte de lo que te podrías suponer.

Hoy, vamos a enfocarnos en algunas de estas pequeñas cosas que podrían tener efectos enormes en la experiencia de tu reunión.

Conversaciones laterales

De vez en cuando, las conversaciones tienen que ser exclusivas, a pesar de que hay otras personas presentes en la habitación.

Durante las reuniones de grupo, es casi inevitable que la conversación se convierta en un asunto de uno-a-uno en algún momento. No dejes que esto ocurra demasiado tiempo.

Si estás teniendo una conversación lateral con alguien, es considerado intentar incluir al grupo en la conversación o decir, "Discutamos esto después de la reunión" pasando al siguiente elemento que incluye a todo el grupo, o "Esto puede ser un interesante aporte para la reunión" y se integra en la conversación grupal.

Distraerse

"¿Si, dime?" o "click, click, click" pueden ser indicativos de que algo estás haciendo en tu lado. Le indica a todo el mundo saber que tu, el responsable de la reunión nada más y nada menos, estás atendiendo tu móvil o revisando tu correo electrónico durante tu propia reunión.

Ya, todos sabemos que es genial que puedas tener una reunión y "simultanear" un montón de tareas desde tu despacho virtual, pero es mucho mejor resistir la tentación de salir y revisar algunos correos electrónicos. Si no, los participantes se darán cuenta, y quedarás muyyy mal. Cerrar todas las aplicaciones no relacionadas con la reunión y enfocarte en los participantes es tu primera obligación.

Si estás esperando un asunto urgente en particular, informa al equipo que puede que tengas que ausentarte un instante en algún momento de la reunión para que puedan seguir adelante sin ti.

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Volumen de audio

En las conversaciones personales habituales, es simple ajustar el volumen. Si la otra persona no puede oírte, habla más fuerte. Si se sobresaltan como si estuvieras gritando, baja la voz.

En una conversación de vídeo, tu voz tiene una capa adicional de amplificación antes de que llegue a los oídos de la persona en el otro extremo. Tu micrófono tendrá que ser ajustado de modo que la otra persona oiga claramente, pero no demasiado fuerte.

Tener el micrófono desajustado puede dar a la gente la impresión equivocada, especialmente si tienes mucho ruido de fondo o estas machacando furiosamente tu teclado justo al lado de tu micrófono.

Para saber como te oyen lo demás, haz una grabación rápida de una reunión a solas y compruébalo. También puedes sencillamente preguntar a tus colegas, si el volumen es agradable y ajustarlo según necesidad.

Invitación a comentar

El comentario es vital para el progreso de un proyecto y la cohesión de un equipo en su conjunto. Siempre encaja tiempo necesario para comentarios.

No te conformes con sólo invitar a los participantes a hacer preguntas sobre lo que tu has dicho; ¡Pide sus comentarios y sus ideas!

El comentario, lleva a menudo a pensar asuntos distintos y enriquecer tu presentación. Pedir comentarios significa esperar opiniones honestas y obligar a la gente a evaluar lo que realmente piensan de la discusión y el proyecto.

 

 

Hilario Martínez López
 

35 años mejorando la efectividad de las organizaciones. Comencé como ingeniero con los sistemas de comunicaciones. Como tecnocoach y experto en programación humana incorporé el trabajador en la ecuación. Ahora trabajo con el sistema completo. Como Catalizador de Inteligencia Colectiva, hago que se desarrolle la efectividad desde dentro.

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[…] la evolución tecnológica, me he encontrado dirigiendo equipos a distancia, siendo la comunicación principal los mails y […]