Lidera personas que no puedes ver

En el año 2002, tras analizar los resultados de mi empresa de servicios, y comprobar que la ley de Pareto era inexorable.

80 % de los resultados provenían de clientes que nunca habían pisado nuestra oficina.

(Curiosamente 80% de los problemas que consumían tiempo, provenían del otro 20%. Ese que se pasaba por nuestras oficinas porque, probablemente, “no tenía otra cosa que hacer.”)

En ese momento tomé una de las decisiones que han marcado mi vida. Predicar con el ejemplo y usar la tecnología para mejorar mi calidad de vida y la de mis colaboradores, a la par que mejorar los resultados de mi empresa.

Cerrar la oficina y que todo el mundo trabaje desde su casa.

Oficina_Vacia

En el año 2002, Internet no era lo que es hoy y esta noticia trastocó socios, colaboradores y familiares. Entonces nos tocó afrontar muchas dificultades hasta conseguir adaptarnos a ser “una empresa deslocalizada”.

En aquel momento, mis empleados no estaban muy lejos y muy a menudo nos reuníamos en el despacho de mi casa para coordinar y ponernos al día.

Teníamos una ventaja. Ya éramos un equipo antes de comenzar la des-localización

Los años han pasado y la tendencia solo se ha acrecentado. Aquella decisión me ha permitido adaptarme a cambios de mercados, de productos o de opciones vitales de un modo suave.

Ahora trabajo con colaboradores que nunca he visto en directo. Ya no nos conformamos con el intercambio de mails. Ahora tenemos centralita virtual, videoconferencias de alta calidad, ficheros compartidos y cientos de herramientas que han permitido transformar lo extraño en lo habitual.

En palabras de Thomas Friedman, el mundo es plano. La tecnología está creando un entorno de trabajo global en el que los miembros del equipo ya no están ubicados en la misma oficina. En su lugar, la tecnología está empujando el trabajo hacia trabajadores remotos y empleados independientes que pueden aportar desde cualquier lugar.

Cualquier empresa que subcontrata el trabajo a un tercero ya está participando en algún tipo de trabajo en equipo virtual. Pero cada vez más, las empresas están aprendiendo a ampliar su noción de dónde tienen lugar las funciones tradicionales de oficina. El lugar de trabajo está viendo un aumento en teletrabajadores y el uso de colaboradores remotos.

Como gerentes, la mayoría de nosotros fuimos educados en culturas de oficina. Pero con la fuerza de trabajo dispersa de hoy, los resultados de nuestro departamento o empresa dependerán de lo bien que aprendamos a administrar este nuevo estilo de trabajo remoto.

En cualquier lugar de trabajo, los gerentes son responsables de asegurar que los empleados estén capacitados y tengan lo que necesitan para alcanzar el éxito. Pero en un entorno de trabajo virtual, la necesidad de una comunicación efectiva y establecer claras expectativas se hace aún más exigente.

Lidera para resultados

Liderar_Resultados

Liderar_Resultados

Todavía ayer, hablaba con un compañero ingeniero que me comentaba como a sus jefes les costaba asumir el trabajo remoto porque no veían lo que trabajaban sus colaboradores. Cuando desaparece el factor de presencia temporal, los gerentes deben aprender a medir los equipos remotos basándose en logros y entregables. Asegúrate de que cada miembro del equipo virtual tiene un propósito definido y objetivos para su evaluación.

La mayoría de las descripciones de puestos se centran en las tareas. Rediséñalas para centrarte en los resultados. Cuando los empleados comprendan lo que es la excelencia - y cómo se medirá - podrán asumir una mayor responsabilidad para alcanzar esa meta, y tu tendrás una manera clara de medir el desempeño.

Establecer reglas básicas

Reglas_Basicas

Trabaja con tu equipo para desarrollar un acuerdo de trabajo virtual. Crea un conjunto de directrices de trabajo que describan las expectativas en términos de horas comunes, disponibilidad, comunicación y seguimiento de proyectos. Haz que todos (incluido tu) lo firmen.

Este acuerdo te da un punto de referencia cuando hay algún tipo de conflicto o falta de comunicación, y establece un punto de referencia al que volver para aclarar los problemas o preocupaciones.

Abordar los retos de forma proactiva

Abordar_Retos_Proactivamente

Los equipos virtuales deberán afrontar contratiempos en el camino. Debido a que la mayoría de nosotros estamos acostumbrados a los entornos de tiempo real tradicionales, aprender a trabajar virtualmente requiere nuevos hábitos y comportamiento. Hasta que el equipo entienda cómo interactuar juntos, y conozcan sus peculiarides, pueden ocurrir malentendidos. Limita las frustraciones al tener discusiones proactivas sobre la dinámica del equipo y actualiza el acuerdo del equipo virtual según sea necesario.

Utiliza la tecnología adecuada

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Cualquier equipo de trabajo virtual debe tener múltiples modos de comunicación a su disposición. Las opciones tecnológicas incluyen mensajería instantánea, software de seguimiento de proyectos, conferencias de audio y web, compartir pantallas e incluso directorios. La tecnología adecuada permite a los trabajadores remotos, tener altos niveles de interacción con un mayor número de colegas.

Crear un ambiente de confianza

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La gestión basada en los resultados significa centrarse en la productividad del equipo, en lugar de en las horas presenciales. Pero los empleados también deben reconocer que esta confianza es una calle de doble sentido. A los colaboradores habituales se les puede asignar proyectos con mayor autonomía y menor “supervisión”. Mientras que a los miembros más nuevos del equipo se establecerán fases de apoyo más a menudo.

Los gerentes deben evaluar su "capacidad de construir confianza" y establecer sistemas en consecuencia. Si tu estilo de gestión es muy controlador, recuerda dar un paso atrás y dar a los profesionales de alto rendimiento espacio para poder desarrollarse y actuar de forma independiente. Si tiendes a confiar demasiado, busca herramientas de gestión de proyectos, como sistemas de seguimiento e informes rápidos, que puedes utilizar para supervisar el progreso.

Construir equipo

Construye_Equipo

Las reuniones virtuales parecen funcionar bien para las reuniones de proyecto, pero muchos sienten reticencia al considerarlas para la construcción de equipos. Cuando sea posible, programa reuniones cara a cara por lo menos dos veces al año para mejorar la relación entre compañeros de trabajo virtuales. Si las reuniones cara a cara no están incluidas en el presupuesto, necesitarás insistir acerca de la creación de equipo durante las reuniones programadas virtualmente y buscar cómo mejorar las relaciones más allá de la mera operativa.

En mi caso, nunca  imaginaba tener reuniones virtuales de toda una jornada. 10 personas trabajando todo un día sobre un tema en profundidad me parecía imposible. Sin embargo,  me sorprendió como fue suficiente utilizar los mismos principios que en una reunión local: Establecer unas reglas, unos descansos, unos momentos para conversaciones independientes, y una voluntad de todos por conseguir resultados.

Recuerda que la gestión de un equipo virtual es más que facilitar el intercambio de información. Necesitas crear un entorno de trabajo que también apoye las relaciones. Los equipos fuertes se comunican mejor y son más propensos a solucionar los problemas por sí solos, sin necesidad de la participación del gerente.

Abre tu puerta virtual

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La tecnología de presencia virtual se usa en muchas soluciones empresariales de trabajo colaborativo, pero también está disponible a través de herramientas informales de mensajería instantánea. Esta tecnología permite a los miembros del equipo saber cuándo están disponibles para discutir proyectos o responder a una pregunta rápida. Los directores de equipos virtuales deben estar disponibles a través de mensajería instantánea, participación en conferencia programadas regulares y en blogs o foros de proyectos de equipo.

Los equipos virtuales y el teletrabajo son las respuestas necesarias a nuestra cambiante economía global. Una empresa que aprende a aprovechar estos equipos virtuales con éxito se dará cuenta de una serie de beneficios de fondo, incluyendo el acceso a un grupo de talento más amplio, empleados más productivos y menores costos de infraestructuras.

Puedes experimentarlo en nuestras sesiones virtuales de trabajo grupal, o puedes concertar una consulta para tu empresa.

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